Odpowiedzialny proces zakupowy

Bank oraz podmioty z Grupy Pekao wiedzą, że aby proces zakupowy był odpowiedzialny niezbędne jest zapewnienie bezstronności oraz obiektywizmu, aby zagwarantować uczciwość w relacjach biznesowych. Dlatego przy wyborze dostawców towarów, usług i robót budowlanych stosują wewnętrzne procedury, zgodne z najlepszymi praktykami rynkowymi oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. Ważne, aby również dostawcy prezentowali wysoki poziom etyki oraz stosowali najlepsze praktyki.

Zasady są poddawane regularnej weryfikacji, ostatniej dokonano w 2022 r. W tym samym roku zaktualizowana została także Polityka zakupowa, aby dostosować regulacje do prowadzonej transformacji funkcji zakupowej w Banku, która objęła m.in. digitalizację procesów zakupowych i komunikacji prowadzonej z oferentami na etapie postępowań zakupowych oraz składanych zamówień. W wyniku prac wdrożone zostało Zintegrowane Narzędzie Zakupowe. W 2023 roku przeprowadzono kompleksowy upgrade systemu, zapewniając nowe funkcjonalności dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych.

Od 2022 roku działa Strefa Dostawcy Banku Pekao* dostępna online. Publikowane są tam informacje o wybranych, planowanych do uruchomienia postępowaniach zakupowych. W Strefie Dostawcy umieszczono również dedykowany link do rejestracji w Zintegrowanym Narzędziu Zakupowym, w którym kontrahenci mogą wskazać asortymenty, w których chcieliby zostać zapraszani do uruchamianych postępowań zakupowych. Podmioty zaproszone do uczestniczenia w postępowaniu mają możliwość zadawania pytań dotyczących przekazanej specyfikacji. Informacja dotycząca rozstrzygnięcia danego postępowania jest przesyłana wszystkim uczestniczącym w nim oferentom.

Aby zagwarantować bezstronny wybór dostawców dóbr i usług powoływane są zespoły zakupowe, których zadaniem jest dbanie o transparentność procesu wyboru dostawcy oraz opracowywanie rekomendacji najbardziej korzystnej oferty. Zgodnie z przyjętymi zasadami stosowanymi przy udzielaniu zamówień Bank w znaczącej części postępowań wykorzystuje metodę prowadzenia negocjacji w formie elektronicznej, co zdecydowanie ułatwia prowadzenie postępowań o zasięgu krajowym i międzynarodowym. Zaletą stosowania takiego rozwiązania jest wysoka skuteczność i transparentność procesu negocjacji.

Dla Banku bardzo ważne jest działanie zgodne z etyką biznesową, dlatego oferenci są poddawani weryfikacji pod względem ryzyka korupcji oraz w zakresie list sankcyjnych (listy sankcyjne USA i UE, ONZ oraz krajowe) i ostrzeżeń publicznych KNF. Firmy, które realizują zamówienia dla Banku, są informowane o przyjętym procesie naruszeń oraz o istotnych postanowieniach polityki przeciwdziałania korupcji w Banku.

W przypadku postępowań zakupowych, których wartość przekracza 1 mln PLN netto, dostawcy podlegają obowiązkowi wypełniania „Formularza Odpowiedzialności Społecznej i Środowiskowej (CSR)”. W ten sposób Bank podejmuje działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, ochrony środowiska naturalnego oraz zapobiegania łamaniu praw człowieka przez partnerów biznesowych Banku. Formularz zawiera pytania dotyczące uwzględnienia przepisów ochrony środowiska oraz kwestii respektowania praw człowieka w codziennej działalności dostawcy lub kontrahenta. Formularz został zaktualizowany w 2022 roku i zakres jego zagadnień obejmuje m.in.:

Bank działając w myśl wartości  #odpowiedzialnie przygotował Kodeks etyki dostawców Banku Pekao S.A. W dniu 4 października 2023 roku Kodeks został przyjęty przez Zarząd Banku. Kodeks jest wykorzystywany w postępowaniach zakupowych celem promowania wartości obowiązujących w Banku, wskazując jednocześnie naszym kontrahentom oczekiwania, zasady i standardy obowiązujące w Banku Pekao S.A.

Jako odpowiedzialna instytucja finansowa, Bank oczekuje od dostawców oraz podwykonawców przestrzegania standardów i zasad, które pozwalają na prowadzenie działalności w sposób odpowiedzialny, transparentny i zrównoważony z uwzględnieniem kryteriów ESG. Dzięki temu, Bank jest otwarty na relacje z dostawcami, którzy w swojej działalności biznesowej uwzględniają kryteria środowiskowe, społeczne oraz kwestie ładu korporacyjnego. Odpowiedzialność za środowisko ma kluczowe znaczenie dla Banku, dlatego w swojej biznesowej działalności, Bank stale rozwija swoje zaangażowanie w transformację energetyczną i ekologiczną, jak również dąży do osiągnięcia neutralności klimatycznej. Jest aktywnym uczestnikiem rządowych i unijnych programów odbudowy i transformacji. Polityka kredytowa banku w coraz większym stopniu koncentruje się na finansowaniu projektów zrównoważonych. Bank jest sygnatariuszem 10 Zasad United Nations Global Compact. Kodeks Etyki Dostawców Banku Pekao S.A. jasno określa oczekiwania w zakresie ochrony środowiska dla dostawców. Bank w Kodeksie Etyki Dostawców oczekuje również od  dostawców  przestrzegania czynników społecznych i zasad ładu korporacyjnego. W pełni wspiera rozwój polskich przedsiębiorstw i chętnie angażuje się w inicjatywy społeczne – zapobiegające wykluczeniu, wyrównaniu szans, niesieniu pomocy. Kodeks wykorzystywany jest w postępowaniu zakupowym celem promowania wartości i zasad etycznych Banku, wskazując kontrahentom Banku oczekiwania, zasady i standardy Banku.

Bank, poprzez Departament Zakupów, współpracuje z kontrahentami zewnętrznymi w ramach: prowadzonych postępowań zakupowych (do udziału w postępowaniach zakupowych rozstrzygniętych w 2023  roku zostało zaproszonych 2063 oferentów), zawieranych umów (274 kontrahentów) oraz składanych zamówień (928 kontrahentów). Ponad 98% dostawców stanowią kontrahenci prowadzący działalność w Polsce. Baza dostawców zarządzana jest za pośrednictwem Zintegrowanego Narzędzia Zakupowego.

Treść Kodeksu etyki dostawców w wersji polskiej oraz w wersji angielskiej została opublikowana na stronie internetowej Banku.

^{* https://www.pekao.com.pl/dostawcy.html}