Procedura zgłaszania naruszeń
i Polityka Zgodności

W dniu 26.12.2023 r. weszła w życie Procedura zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w Banku Pekao S.A. (dalej: „Procedura zgłaszania naruszeń”), która zastąpiła dotychczas obowiązującą Politykę zgłaszania Naruszeń (whistleblowing) Banku Pekao S.A. Procedura zgłaszania naruszeń jest wyrazem zaangażowania Banku w promowanie kultury korporacyjnej wspierającej zachowania etyczne. Jej celem jest stworzenie bezpiecznych kanałów sygnalizowania wszelkich działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, naruszających obowiązujące w Banku regulacje wewnętrzne bądź standardy etyczne, obejmujących zarówno zaistniałe jak i potencjalne naruszenia, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Banku, w tym próba ukrycia takich naruszeń.

Wczesne wykrycie naruszenia i zastosowane w konsekwencji działania naprawcze prowadzą do obniżenia bądź całkowitego wyeliminowania ryzyka utraty reputacji Banku. Kultura otwartości i uczciwości, w przeciwieństwie do „kultury milczenia”, prowadzi do wzrostu zaufania w przejrzyste działania Banku i jest czytelnym komunikatem braku tolerancji dla zachowań niezgodnych z prawem lub standardami etycznymi.

W myśl Procedury zgłaszania naruszeń, zgłaszającym może być osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą uzyskała wiedzę o naruszeniu.

Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Banku lub na rzecz Banku, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Wdrożony w Banku proces zgłaszania naruszeń umożliwia dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem specjalnych i niezależnych kanałów komunikacji. W przypadku uzasadnionych podejrzeń, że doszło do naruszenia  należy skontaktować się z wyznaczonym członkiem Zarządu, a w szczególnych przypadkach (gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu) z Radą Nadzorczą. Zgłoszenia mogą być składane ustnie, drogą elektroniczną lub pisemnie, za pośrednictwem specjalnych kanałów komunikacji, takich jak: anonimowa infolinia telefoniczna, specjalna skrzynka mailowa, spotkanie z pracownikiem Departamentu Zgodności czy też korespondencją tradycyjną. Wszystkie zgłoszenia są traktowane przez Bank z najwyższą uwagą i poddawane weryfikacji zgodnie z Procedurą zgłaszania naruszeń. Zgłoszenie naruszenia może być dokonane w formie anonimowej lub z ujawnieniem tożsamości zgłaszającego.

W przypadku ujawnienia przez zgłaszającego swojej tożsamości, dane te podlegają ochronie. Informacje dotyczące złożonego zgłoszenia posiadają klasę poufności informacji „Poufne” oraz są przechowywane z zachowaniem należytych środków bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązującym prawem i przyjętymi w Banku zasadami klasyfikacji i zarządzania informacjami. Prowadzący weryfikację przekazując osobie, której dotyczy zgłoszenie – zgodnie z Procedurą zgłaszania naruszeń – informację o zgłoszeniu, jednocześnie przypomina tej osobie o przyjętych w Banku zasadach dotyczących nietolerowania działań odwetowych i obowiązku ich stosowania.

W wyniku przeprowadzonej weryfikacji zgłoszeń podejmowane są działania naprawcze i dyscyplinujące. Zgłoszenia naruszeń stanowią źródło istotnych informacji na temat tego, w jaki sposób można usprawnić lub uszczelnić poszczególne procesy realizowane w Banku.

Zgodnie z wymogami prawa, które zostały odzwierciedlone w Procedurze zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w Banku Pekao S.A., Zarząd Banku jest odpowiedzialny za adekwatność i skuteczność procedur anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń, a Rada Nadzorcza, w zależności od potrzeb, nie rzadziej niż raz w roku ocenia ich adekwatność i skuteczność. Członek Zarządu, któremu zgodnie z ustalonym wewnętrznym podziałem kompetencji naruszenia są zgłaszane, odpowiedzialny za bieżące funkcjonowanie procedur anonimowego zgłaszania naruszeń, nie rzadziej niż raz na pół roku przekazuje Radzie Nadzorczej informacje o otrzymanych istotnych zgłoszeniach naruszeń.

W odniesieniu do negatywnych oddziaływań oraz wystąpienia ryzyka niezgodności Bank posiada i stosuje Politykę Zgodności Banku Pekao S.A. (dalej: „Polityka Zgodności”). Odpowiedzialność za zapewnianie zgodności ponoszą organy statutowe Banku, wszystkie jednostki organizacyjne Banku, jak również wszyscy pracownicy Banku, w obszarach swojego działania. Zarząd aktywnie promuje kulturę (dalej zwaną kulturą zgodności), w której każdy pracownik Banku będzie się poczuwał do odpowiedzialności za zgodność swoich działań z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi oraz standardami rynkowymi. Zarząd uświadamia znaczenie tego zagadnienia jednostkom organizacyjnym Banku oraz wspiera działania Departamentu Zgodności. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w stosowaniu Polityki, Zarząd podejmuje środki naprawcze lub dyscyplinujące.

W każdym wypadku dotyczącym ewentualnego zastosowania środków dyscyplinarnych, o których mowa w odrębnych przepisach wewnętrznych, Pion Zasobów Ludzkich jest jednostką organizacyjną właściwą do zastosowania tych środków.

Koordynator Zgodności w trybie kwartalnym składa raporty w zakresie jakości procesów zarządzania ryzykiem braku zgodności (samoocena), obowiązujących przepisów wewnętrznych oraz działań podjętych w celu pokrycia ryzyka braku zgodności w danej jednostce lub komórce organizacyjnej Banku. Raporty są przesyłane do Departamentu Zgodności w terminie do dziesiątego dnia pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale objętym okresem sprawozdawczym, bez względu na to, czy w danym kwartale wystąpiły zdarzenia z zakresu ryzyka braku zgodności.

Zgodnie z treścią Polityki Zgodności każdy pracownik Banku, który wszedł w posiadanie informacji o możliwości wystąpienia istotnego ryzyka braku zgodności, ma obowiązek niezwłocznego przekazania takiej informacji Departamentowi Zgodności. Pracownik Banku, który powziął podejrzenie co do możliwości wystąpienia ryzyka braku zgodności w zakresie zamierzonego postępowania lub zaistniałego zdarzenia, powinien zasięgnąć opinii Departamentu Zgodności.