Zarządzanie relacjami z dostawcami [G1-2]

Współpraca z dostawcami – niezależnie od skali ich działalności – ma dla nas kluczowe znaczenie. Każdy partner wybierany jest w sposób transparentny, zgodnie z naszymi procedurami, najlepszymi praktykami rynkowymi oraz obowiązującymi przepisami prawa. Nie posiadamy dedykowanej polityki zapobiegania opóźnieniom w płatnościach.

Polityka Zakupowa

Procesy zakupowe regulujemy w Banku przez trzy podstawowe dokumenty wewnętrzne: Politykę Zakupową Banku Polska Kasa Opieki S.A. (dalej: Polityka Zakupowa), Zasady realizacji zakupów przez Departament Zakupów (zaktualizowane w styczniu 2026 r.) oraz Zasady realizacji zakupów bez udziału Departamentu Zakupów (zaktualizowane w marcu 2025 r.). Departament Zakupów jest odpowiedzialny za wdrożenie, zarządzanie oraz monitoring wspomnianych polityk, jak również za doskonalenie procesów zakupowych.

Polityka Zakupowa stanowi narzędzie do realizacji strategicznej wizji rozwoju obszaru zakupowego, a także zapewnia transparentność i zgodność z zasadami ESG oraz jednolite standardy postępowań zakupowych. Polityka ta reguluje zasady organizacji i realizacji nadzoru nad procesami zakupowymi w Banku i obejmuje cały cykl zakupowy – od planowania zakupów, poprzez wybór dostawców, realizację umów, współpracę z dostawcami, aż po raportowanie i monitoring wyników. Nadzór nad tymi procesami sprawuje Departament Zakupów, który odpowiada za zarządzanie procesami, monitorowanie efektywności, doskonalenie, inicjowanie współpracy, ustalanie wskaźników efektywności. Po zakończeniu każdej umowy przeprowadzana jest ocena, dokonywana wspólnie przez Administratora Umowy i Kupca. Dodatkowo Zarząd otrzymuje kwartalny raport obejmujący wszystkie procesy zakupowe realizowane przez Bank.

Polityka Zakupowa uwzględnia interesy:

  • dostawców - poprzez jasne zasady współpracy, platformę zakupową, strefę dostawcy,
  • komórek organizacyjnych Banku - poprzez wsparcie, wytyczne i narzędzia zakupowe,
  • Grupy Kapitałowej - poprzez wspólne projekty, benchmarking i synergię kosztową,
  • społeczeństwa i środowiska - poprzez wdrażanie zasad ESG.

Politykę Zakupową udostępniamy na stronach intranetowych Banku. Dokumenty, komunikaty związane z Procesami Zakupowymi publikujemy w [Strefie Dostawcy].

Kodeks etyki dostawców

W Kodeksie etyki dostawców Banku Pekao S.A. (dalej: Kodeks etyki dostawców) określamy zasady współpracy z dostawcami i ich podwykonawcami. Promujemy w ten sposób odpowiedzialność społeczną, transparentność, zrównoważony rozwój, przestrzeganie praw człowieka oraz zasad etyki biznesowej.

Celem Kodeksu etyki dostawców jest zapewnienie, aby dostawcy działali zgodnie z wartościami naszego Banku oraz wspierali jego strategię w obszarze ESG. Dokument nie zawiera wyraźnych wyłączeń, ale wymaga od dostawcy złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z jego treścią i zobowiązaniu do przestrzegania zasad. Zgodnie z zapisami Kodeksu etyki dostawców, Bank może identyfikować potencjalne naruszenia i podejmować działania korygujące, co zapewnia skuteczność wdrożonych zasad.

W ramach Kodeksu etyki dostawców oczekujemy, że nasi partnerzy będą spełniać określone kryteria w poszczególnych obszarach ESG:
  • posiadanie aktualnych pozwoleń, zezwoleń, zgłoszeń, deklaracji, umów i decyzji w zakresie ochrony środowiska w związku z prowadzoną działalnością,
  • terminowe wnoszenie opłat środowiskowych za korzystanie ze środowiska,
  • przestrzeganie odpowiednich wymagań związanych z raportowaniem środowiskowym,
  • dążenie do minimalizacji negatywnych skutków swojej działalności na środowisko naturalne,
  • efektywne gospodarowanie zasobami,
  • redukcja zużycia materiałów i surowców,
  • prowadzenie gospodarki odpadami zgodnie z wymogami obowiązującego prawa,
  • prowadzenie działań mających na celu m.in. redukcję emisji gazów cieplarnianych w organizacji i w jej łańcuchu dostaw oraz ujawnień w tym zakresie,
  • promowanie działań na rzecz ochrony środowiska.
  • prawo pracowników do rozwiązania stosunku pracy w dowolnym momencie,
  • brak zezwolenia na jakiekolwiek formy pracy przymusowej, pracy dzieci, dyskryminacji pracowników,
  • terminowa wypłata wynagrodzenia, przestrzeganie przepisów dotyczących potrąceń z wynagrodzenia,
  • przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji w miejscu pracy,
  • prawo do swobodnego zrzeszania się, negocjacji grupowych i wybierania swoich przedstawicieli zgodnie z przepisami prawa,
  • kontrola i ocena narażenia pracowników na zagrożenia dla zdrowia oraz bezpieczeństwa, w tym na szkodliwe czynniki: chemiczne, biologiczne, fizyczne i ergonomiczne,
  • zapewnianie środków ochrony osobistej, informacji na temat ryzyka wynikającego z zagrożeń BHP i przepisów przeciwpożarowych.
  • ochrona informacji prawnie chronionych,
  • terminowe regulowanie zobowiązań finansowych,
  • przeciwdziałanie korupcji,
  • przeciwdziałanie „praniu” pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i działalności przestępczej,
  • ochrona konsumenta,
  • zachowanie tajemnicy zawodowej i tajemnicy przedsiębiorstwa,
  • ochrona danych osobowych,
  • przeciwdziałanie praktykom monopolistycznym,
  • stosowanie zasad uczciwej konkurencji,
  • przeciwdziałanie konfliktowi interesów,
  • ochrona własności intelektualnej oraz dokonywania transferu technologii i know-how.

W Kodeksie etyki dostawców uwzględniamy interesy kluczowych interesariuszy poprzez, m.in.: promowanie uczciwych warunków pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji, mobbingowi i pracy dzieci wśród pracowników naszych dostawców, wspieranie inicjatyw społecznych na rzecz społeczności lokalnych, wymaganie działań na rzecz ochrony środowiska i klimatu, a także zapewnianie zgodności z przepisami i zasadami etyki wobec klientów Banku. W zakresie przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, spełnianie tych wymogów jest dodatkowo weryfikowane poprzez pytania zawarte w Formularzach ESG, wypełnianych przez dostawców każdorazowo w ramach postępowań zakupowych. Dodatkowo w dokumencie odwołujemy się do: 10 Zasad United Nations Global Compact (prawa człowieka, przeciwdziałanie korupcji, ochrona środowiska), Kodeksu Postępowania Grupy Pekao oraz Strategii Banku Pekao. Odpowiedzialność za zarządzanie Kodeksem etyki dostawców wynika z wewnętrznych regulacji Banku i jest przypisane do Departamentu Zakupów w Pionie Finansowym. Jego pełną treść udostępniamy na naszej stronie internetowej w zakładce [Ład korporacyjny].

Kodeks etyki dostawców jest dokumentem kierunkowym, a do pozyskiwania informacji w zakresie kryteriów zrównoważonego rozwoju wykorzystujemy Formularze ESG wypełniane na podstawie samoklasyfikacji dostawcy w zależności od definicji odnoszącej się do przedsiębiorstwa.

Formularz ESG

Poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania Formularza ESG dla wszystkich postępowań zakupowych, niezależnie od ich wartości czy wielkości potencjalnego dostawcy, wyraźnie podkreślamy znaczenie działań na rzecz zrównoważonego rozwoju, ochrony środowiska oraz poszanowania praw człowieka w całym łańcuchu dostaw. Egzekwowanie tego wymogu stanowi wyraz odpowiedzialności wobec partnerów biznesowych i otoczenia społecznego, a jednocześnie pozwala na bieżąco monitorować zgodność z przyjętymi standardami, bez identyfikowania istotnych ryzyk w tym obszarze.

  • oceny poziomu zaangażowania dostawców w działania związane ze zrównoważonym rozwojem,
  • weryfikacji zgodności z Kodeksem Etyki,
  • pozyskania informacji o politykach, procedurach i praktykach stosowanych przez dostawców w obszarach środowiskowych, społecznych i ładu korporacyjnego,
  • zarządzania ryzykiem ESG w łańcuchu dostaw Banku,
  • wspierania transparentności i odpowiedzialności w relacjach biznesowych.

Zasady realizacji zakupów przez Departament Zakupów

Zasady realizacji zakupów przez Departament Zakupów (dalej: Zasady realizacji zakupów) stanowią kompleksowy dokument regulujący cały proces zakupowy, od momentu planowania potrzeb po finalizację zamówienia i odbiór dostaw/usług/robót budowlanych. Ich głównym celem jest zapewnienie spójności, przejrzystości i zgodności z polityką zakupową naszego Banku, a także przestrzeganie standardów ESG w łańcuchu dostaw, efektywności operacyjnej oraz kontroli ryzyk zakupowych. Dokument ten nie tylko opisuje konkretne etapy procesu, ale również definiuje role i odpowiedzialności uczestników, w tym Departamentu Zakupów, komórek merytorycznych oraz Zarządu.

Proces zakupowy rozpoczyna się od planowania, które odbywa się cyklicznie i jest raportowane do Zarządu. Następnie składane są zapotrzebowania, które podlegają analizie i zatwierdzeniu. Wybór dostawcy odbywa się na podstawie rekomendacji i oceny ofert, przy czym stosowane są narzędzia takie jak arkusz ewaluacji, uwzględniający kryteria formalne, handlowe i merytoryczne. Całość procesu dokumentowana jest w formie rekomendacji wyboru dostawcy, a wszelkie odstępstwa od procedur są raportowane do odpowiednich jednostek kontrolnych, takich jak Departament Audytu czy Centrum Bezpieczeństwa Banku.

Zasady realizacji zakupów mają zastosowanie do wszystkich zakupów realizowanych przez Departament Zakupów, z wyjątkiem tych, które są objęte odrębnymi procedurami – np. zakupy do 100 000 zł netto, zakupy awaryjne, techniczne, z katalogów elektronicznych czy związane z outsourcingiem i nieruchomościami. Dokument określa, że Dyrektor Departamentu Zakupów odpowiada za wdrożenie i interpretację zasad, natomiast Zarząd zatwierdza decyzje zakupowe w obszarach strategicznych, takich jak outsourcing czy usługi doradcze. Ważnym aspektem Zasad realizacji zakupów jest integralność z politykami grupowymi i standardami zewnętrznymi. W postępowaniach zakupowych obowiązuje stosowanie Formularzy ESG, Kodeksu Etyki Dostawców, Zasad przeciwdziałania korupcji oraz Procedury whistleblowingu. Uwzględniane są również wytyczne EBA, DORA, RODO. Dzięki temu mamy pewność, że proces zakupowy nie tylko spełnia wymogi formalne, ale również wspiera cele zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności społecznej.

Zasady udostępniamy w intranecie wraz ze wzorami dokumentów, instrukcjami i komunikatami. W ten sposób tworzymy spójny system, który umożliwia efektywne zarządzanie zakupami w dużej instytucji finansowej, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów etycznych, operacyjnych i regulacyjnych.

Zasady realizacji zakupów bez udziału Departamentu Zakupów

Zasady realizacji zakupów bez udziału Departamentu Zakupów różnią się od zasad obowiązujących w przypadku zakupów prowadzonych przez ww. departament przede wszystkim zakresem zastosowania, stopnieniem proceduralnego uregulowania oraz mechanizmami kontroli. Zakupy bez udziału Departamentu Zakupów dotyczą przede wszystkim transakcji o niższej wartości – do 100 000 zł netto oraz tych, które zostały objęte listą wyłączeń przedmiotowych, takich jak zakupy związane z HR, podatkami, darowiznami czy szkoleniami. W odróżnieniu od pełnego procesu zakupowego, są one uproszczone i mają charakter operacyjny, co pozwala komórkom organizacyjnym Banku na większą samodzielność w realizacji potrzeb zakupowych.

Rejestracja zapotrzebowania odbywa się tylko w wybranych przypadkach, a kontrola budżetowa jest realizowana przez właściciela budżetu lub kierownika projektu. W przypadku zakupów o wartości większej niż 10 mln zł netto konieczna jest zgoda Zarządu. Odpowiedzialność za realizację zakupu spoczywa na komórkach organizacyjnych, zarządzających projektami lub budżetami, natomiast Departament Zakupów pełni rolę interpretacyjną.

Szkolenia z Polityki Zakupowej oraz Zasad realizacji zakupów i Zintegrowanego Narzędzia Zakupowego (Platforma Zakupowa) prowadzi w Banku Departament Zakupów. Szkolenia te mają na celu przekazanie odpowiedniej wiedzy pracownikom Banku, która pozwoli im zrozumieć zasady realizacji procesów zakupowych. Chcemy mieć pewność, że potrafią oni stosować przepisy wewnętrzne w praktyce i poruszać się w środowisku Zintegrowanego Narzędzia Zakupowego, a także są świadomi swojej roli i odpowiedzialności w procesie zakupowym, działają zgodnie z zasadami transparentności i zgodności z ESG.

Szkolenia kierujemy do klientów wewnętrznych, czyli pracowników, którzy zgłaszają zapotrzebowania szkoleniowe, właścicieli budżetów odpowiedzialnych za finansowanie zakupów, członków zespołów zakupowych – uczestników postępowań, pracowników Departamentu Zakupów zaangażowanych w realizację procedur oraz komórek wspierających, takich jak Departament Planowania Finansowego, Departament Prawny czy Centrum Bezpieczeństwa Banku.

Szkolenia prowadzimy w formie e-learningu, warsztatów stacjonarnych lub online, a także szkoleń wdrożeniowych dla nowych pracowników. Mogą być obowiązkowe dla określonych ról, takich jak kupcy czy klienci wewnętrzni. Departament Zakupów może również inicjować szkolenia w ramach doskonalenia procesów.

W 2025 roku przeszkolono 367 pracowników w toku dedykowanych sesji prowadzonych przez pracowników Departamentu Zakupów. Dodatkowo 235 pracowników wykonało szkolenia w systemie e-learningowym.

Kultura organizacyjna

Za wzmacnianie naszej kultury organizacyjnej odpowiada dedykowana jednostka – Biuro Kultury Organizacyjnej w Centrum Strategii HR. To właśnie tam powstają i są realizowane inicjatywy, które promują wartości Banku i wspierają rozwój naszej kultury organizacyjnej. Realizacja poszczególnych działań jest ściśle powiązana z aktualnymi potrzebami Banku – zarówno strategicznymi, jak i wynikającymi z głosu pracowników, wyrażanego w realizowanych badaniach (w 2024 roku były to badania Zaangażowania i Satysfakcji Pracowników, Współpracy czy Kondycji Psychofizycznej; w roku 2025 przygotowanie do Badania Kondycji Organizacyjnej) oraz w ankietach przeprowadzanych po organizowanych wydarzeniach, takich jak np. Światowy Dzień Wartości czy Dzień Dziecka.

Fundamentem kultury organizacyjnej Banku są jego wartości i wynikające z nich zachowania, codzienne rytuały oraz postawy pracowników, a nie sformalizowane wytyczne. PROSTO, RAZEM, ODWAŻNIE, ODPOWIEDZIALNIE, Z DETERMINACJĄ, OTWARCIE i UCZCIWIE – to w oparciu o te wartości, podejmujemy działania w obszarze budowania bankowej kultury. Wartości mają swoje miejsce w Strategii. Są one konsekwentnie obecne w komunikacji mailowej do pracowników, podczas spotkań biznesowych i sportowych, a także w materiałach publikowanych w intranecie i w biuletynach firmowych. Ich znaczenie podkreślane jest także przy okazji prezentacji wyników finansowych, wdrażania nowych projektów oraz w działaniach HR.

Tematy związane z kulturą organizacyjną są poruszane również przez Zarząd i podkreślane podczas wydarzeń adresowanych do pracowników. Jednym z przykładów takiego spotkania był zorganizowany 26 maja 2025 r. Town Hall, podczas którego przedstawiciele Zarządu prowadzili dialog z pracownikami na temat zaktualizowanego katalogu wartości. Temat wartości, postaw i zachowań jest obecny w naszej komunikacji – podczas prezentacji wyników kwartalnych i rocznych, w raportach Pionu Ludzi, Organizacji i CX., a także w codziennych relacjach Zarządu z pracownikami. Pozostałe inicjatywy powiązane z wartościami zostały opisane w części [S1-1].

Promowanie postaw zgodnych z naszymi wartościami wspieramy poprzez różnorodne formy uznania. Nagradzamy pracowników w specjalnie organizowanych konkursach oraz wyzwaniach, a w roku 2025 włączyliśmy wartości do procesu oceny pracowniczej – postawy prezentowane przez pracowników są oceniane pod kątem ich zgodności z wartościami.

  • cykl szkoleń online dla menadżerów i pracowników, koncentrujący się na praktycznym zastosowaniu wartości w codziennej pracy,
  • program Misja Rozwój – skierowany do pracowników z wysokim potencjałem rozwojowym,
  • program dla kobiet Bez Cukru – wspierający rozwój zawodowy i osobisty kobiet w organizacji,
  • program onboardingowy – wprowadzający nowych pracowników w kulturę i wartości już od pierwszych dni pracy.

Zapewniamy przestrzeń do dzielenia się opiniami i zgłaszania sugestii związanych z kulturą organizacyjną. W Banku funkcjonuje dedykowana skrzynka mailowa, na którą każdy pracownik może przesłać wiadomość – zarówno z pytaniem, pomysłem, jak i opinią dotyczącą działań w obszarze kultury organizacyjnej.

Minimalne wymogi raportowe dotyczące polityk w obszarze postępowania w biznesie:

NAZWA POLITYKI IRO Organ zatwierdzający ZAKRES/WYŁĄCZENIA
Kodeks Postępowania Grupy Pekao Kultura korporacyjna Zarząd Grupa
Kodeks Etyki Bankowej Związku Banków Polskich Kultura korporacyjna Walne Zgromadzenie Związku Banków Polskich (ZBP) Bank, otoczenie Banku – klienci, partnerzy, społeczności lokalne
Procedura zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w Banku Pekao S.A. Ochrona sygnalistów Zarząd Bank, współpracownicy, dostawcy oraz inne osoby fizyczne, które mogą uzyskać wiedzę o naruszeniach w kontekście związanym z pracą
Procedura przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, molestowaniu lub innym zachowaniom niepożądanym w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna Kultura korporacyjna; Ochrona sygnalistów Prezes Zarządu Bank
Polityka przeciwdziałania korupcji w Grupie Banku Pekao S.A. Korupcja i przekupstwo: Zapobieganie i wykrywanie korupcji, w tym szkolenia; Incydenty korupcji i przekupstwa Zarząd Grupa
Kodeks etyki dostawców Banku Pekao S.A. Zarządzanie relacjami z dostawcami, w tym praktyki związane z płatnościami Zarząd Bank
Polityka zakupowa w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna Zarządzanie relacjami z dostawcami, w tym praktyki związane z płatnościami Zarząd Bank
Zasady realizacji zakupów przez Departament Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki S.A. Zarządzanie relacjami z dostawcami, w tym praktyki związane z płatnościami Zarząd Bank
Zasady realizacji zakupów bez udziału Departamentu Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna Zarządzanie relacjami z dostawcami, w tym praktyki związane z płatnościami Zarząd Bank

Wyniki wyszukiwania