Polityka zgłaszania naruszeń

Obowiązująca Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing) Banku Pekao S.A (dalej: Polityka zgłaszania naruszeń) jest wyrazem zaangażowania Banku w promowanie kultury korporacyjnej wspierającej zachowania etyczne, zgodne z przepisami prawa, obowiązującymi w Banku procedurami i standardami etycznymi. Jej celem jest stworzenie bezpiecznych kanałów sygnalizowania zaobserwowanych w Banku praktyk niezgodnych z obowiązującym prawem, regulacjami wewnętrznymi, nieuczciwych lub nieetycznych lub uzasadnionych podejrzeń ich zaistnienia oraz zapewnienie, że zgłoszone problemy zostaną przyjęte, poddane analizie i właściwie zarządzone, a osoba zgłaszająca je w dobrej wierze będzie chroniona przed działaniami odwetowymi.

Wczesne wykrycie naruszenia i zastosowane w konsekwencji działania naprawcze prowadzą do obniżenia bądź całkowitego wyeliminowania ryzyka utraty reputacji Banku. Kultura otwartości i uczciwości, w przeciwieństwie do „kultury milczenia”, prowadzi do wzrostu zaufania w przejrzyste działania Banku i jest czytelnym komunikatem braku tolerancji dla zachowań niezgodnych z prawem lub standardami etycznymi.

Polityka zgłaszania naruszeń ma zastosowanie do:

• wszystkich osób pozostających z Bankiem w stosunku pracy lub innym stosunku prawnym o podobnym charakterze, w tym członków organów statutowych Banku – bez względu na zagadnienie, którego dotyczy zgłoszenie,
• podmiotów/osób wykonujących czynności na rzecz Banku bez względu na rodzaj umowy łączącej Bank z danym podmiotem/osobą – odnośnie do zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W przypadku uzasadnionych podejrzeń, że doszło do naruszenia, bądź posiadania informacji o możliwym zaistnieniu naruszenia, należy niezwłocznie skontaktować się z wyznaczonym członkiem Zarządu, a w szczególnych przypadkach (np. gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu) z Radą Nadzorczą. Zgłoszenia mogą być składane ustnie, drogą elektroniczną lub pisemnie, za pośrednictwem specjalnych kanałów komunikacji, takich jak anonimowa infolinia telefoniczna, specjalna skrzynka mailowa, czy też korespondencją tradycyjną. Wszystkie zgłoszenia są traktowane przez Bank z najwyższą uwagą i poddawane procedurze przewidzianej w Polityce przeciwdziałania korupcji. Zgłoszenie naruszenia może być dokonane w formie anonimowej lub z ujawnieniem tożsamości zgłaszającego.

W przypadku ujawnienia przez zgłaszającego swojej tożsamości, dane te podlegają ochronie. Informacje dotyczące złożonego zgłoszenia posiadają klasę poufności informacji „Poufne” oraz są przechowywane z zachowaniem należytych środków bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązującym prawem i przyjętymi w Banku zasadami klasyfikacji i zarządzania informacjami. Bank nie toleruje działań odwetowych w stosunku do osób dokonujących zgłoszeń. Prowadzący weryfikację przekazując osobie, której dotyczy zgłoszenie – zgodnie z Polityką – informację o zgłoszeniu, jednocześnie przypomina tej osobie o przyjętych w Banku zasadach dotyczących nietolerowania działań odwetowych i obowiązku ich stosowania.

Wszyscy pracownicy Banku mają możliwość zwrócenia się do Departamentu Zgodności, by:

• otrzymać poradę dotyczącą wdrażania zasad i praktyk organizacji w zakresie odpowiedzialnego biznesu,
• zgłaszać wątpliwości dotyczące zdarzeń w relacjach biznesowych organizacji.

Każdy pracownik Banku, który wszedł w posiadanie informacji o możliwości wystąpienia istotnego ryzyka braku zgodności, ma obowiązek niezwłocznego przekazania takiej informacji Departamentowi Zgodności. Pracownik Banku, który powziął podejrzenie co do możliwości wystąpienia ryzyka braku zgodności w zakresie zamierzonego postępowania lub zaistniałego zdarzenia, powinien zasięgnąć opinii Departamentu Zgodności.

W odniesieniu do negatywnych oddziaływań oraz wystąpienia ryzyka niezgodności Bank posiada i stosuje Politykę Zgodności Banku Pekao S.A. Odpowiedzialność za zapewnianie zgodności ponoszą organy statutowe Banku, wszystkie jednostki organizacyjne Banku, jak również wszyscy pracownicy Banku, w obszarach swojego działania. Zarząd aktywnie promuje kulturę (dalej zwaną kulturą zgodności), w której każdy pracownik Banku będzie się poczuwał do odpowiedzialności za zgodność swoich działań z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi oraz standardami rynkowymi. Zarząd uświadamia znaczenie tego zagadnienia jednostkom organizacyjnym Banku oraz wspiera działania Departamentu Zgodności. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w stosowaniu Polityki, Zarząd podejmuje środki naprawcze lub dyscyplinujące.

W każdym wypadku dotyczącym ewentualnego zastosowania środków dyscyplinarnych, o których mowa w odrębnych przepisach wewnętrznych, Pion Zasobów Ludzkich jest jednostką organizacyjną właściwą do zastosowania tych środków.

Koordynator Zgodności w trybie kwartalnym składa raporty w zakresie jakości procesów zarządzania ryzykiem braku zgodności (samoocena), obowiązujących przepisów wewnętrznych oraz działań podjętych w celu pokrycia ryzyka braku zgodności w danej jednostce lub komórce organizacyjnej Banku. Raporty są przesyłane do Departamentu Zgodności w terminie do dziesiątego dnia pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale objętym okresem sprawozdawczym, bez względu na to, czy w danym kwartale wystąpiły zdarzenia z zakresu ryzyka braku zgodności.