Mechanizmy zgłaszania naruszeń i ochrona sygnalistów

Zasady zgłaszania naruszeń i ochrony osób zgłaszających naruszenia opisane są w dwóch dokumentach: Procedurze przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, molestowaniu i innym zachowaniom niepożądanym w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna (dalej: „Procedura przeciwdziałania mobbingowi”) oraz Procedurze zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w Banku Pekao S.A. (dalej: „Procedura whistleblowingu”), której znowelizowana wersja dostosowana do przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów weszła w życie 25.09.2024 r., zastępując dotychczas obowiązującą regulację. Dokumenty te zamieszczone są na dedykowanych im stronach intranetowych, udostępniając wszystkim pracownikom informacje na temat możliwości zgłoszenia zauważonych nieprawidłowości. Ponadto, każdy pracownik zobowiązany jest do potwierdzenia zapoznania się z treścią Procedur składając stosowne oświadczenia. W ten sposób zapewniamy pracownikom poznanie narzędzi, w tym kanałów przeznaczonych do zgłaszania naruszeń.

Procedura przeciwdziałania mobbingowi zobowiązuje nas do przeciwdziałania oraz zgłaszania wszelkich zauważonych zachowań nieetycznych, w tym noszących znamiona mobbingu, dyskryminacji czy molestowania.

W przypadku wystąpienia niewłaściwego zachowania pracownik dokonuje zgłoszenia skargi imiennie, w formie pisemnej, pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną na dedykowaną skrzynkę mailową. W celu rozpatrzenia skargi pracodawca powołuje komisję, której zadaniem jest stwierdzenie, czy doszło do naruszenia. Jeśli dojdzie do nieprawidłowości, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie zastosowania ewentualnych sankcji karnych w stosunku do sprawcy, zgodnych z przepisami prawa pracy.

W sytuacji, gdy pracownik, w stosunku do którego pracodawca zastosował sankcje karne, nie akceptuje ich zastosowania, Bank może wystąpić na drogę sądową przeciwko ukaranemu pracownikowi. Co do zasady, dążymy do uniknięcia eskalacji sporu oraz przejścia w fazę postępowania sądowego, starając się zawrzeć z pracownikami stosowne ugody pozasądowe. W przypadku eskalacji i wytoczenia przeciw Bankowi powództwa, Bank dąży do polubownego zakończenia sporu w drodze mediacji i ugody przed mediatorem.

W Procedurze whistleblowingu określiliśmy zasady i tryby zgłaszania naruszeń prawa, obowiązujących w banku procedur wewnętrznych oraz standardów etycznych. Możliwość zgłoszenia naruszenia stanowią ważny element zarządzania ryzykiem oraz pozwalają na utrzymanie dobrego wizerunku Banku oraz unikanie ryzyka prawnego, finansowego i reputacyjnego. Procedura przeznaczona jest dla osób, które uzyskały wiedzę o naruszeniu „w kontekście związanym z pracą”, co oznacza, że sygnalistą może być w szczególności:

• pisemnej na dedykowany adres mailowy: ZglosNaruszenie@pekao.com.pl;
• pisemnej tradycyjną drogą pocztową na adres siedziby Banku, : ul. Żubra 1, 01-066 Warszawa, do rąk: „Członka Zarządu Banku wyznaczonego do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach”, z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia Bank Pekao A. – Poufne”;
• pisemnej w przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy członka Zarządu Banku, na adres siedziby Banku, Żubra 1, 01-066 Warszawa, do rąk: „Przewodniczącego Rady Nadzorczej Banku”, z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia Bank Pekao A. – Poufne”;
• ustnie za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej pod nr: (22) 524 52 98 (linia nagrywana);
• ustnie w trakcie bezpośredniego spotkania z wyznaczonym pracownikiem Departamentu Zgodności.

Bezpośrednie spotkanie z pracownikiem Departamentu Zgodności organizowane jest na wniosek złożony przez sygnalistę z wykorzystaniem jednego z kanałów zgłoszeń opisanych wyżej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Spotkanie jest przeprowadzane w siedzibie Banku, a w wyjątkowych przypadkach, na odpowiednio umotywowany wniosek, w innym miejscu uzgodnionym z sygnalistą. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest protokołowane przez pracownika. Sygnalista może sprawdzić, poprawić i podpisać protokół spotkania. Wniosek złożony w formie pisemnej stanowi załącznik do protokołu.

W przypadku zgłoszenia telefonicznego, po nawiązaniu połączenia, sygnalista jest informowany, że kontynuowanie połączenia oznacza wyrażenie zgody na nagranie zgłoszenia, a następnie przygotowanie przez pracownika DZg dokładnej transkrypcji nagrania.

Postępowanie weryfikujące kończy się wydaniem raportu, zatwierdzanym przez Członka Zarządu Banku (odpowiedzialnego za funkcjonowanie procedury zgłaszania naruszeń), zawierającego zalecenia dotyczące działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy naruszenie oraz działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości podobnych naruszeń. Prowadzący weryfikację uzgadnia plan działań naprawczych z właściwymi jednostkami i koordynuje jego wykonanie.

Zapewniamy sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi, próbami lub groźbami zastosowania takich działań, także wtedy, gdy w toku rozpoznania okaże się, że zgłoszenie było złożone w dobrej wierze, ale okazało się bezzasadne. Ochrona obejmuje sygnalistę, osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązane z sygnalistą. Gwarantujemy sygnaliście:

• rozpatrzenie każdego zgłoszenia, również w przypadku, gdy zostanie złożone anonimowo,
• zachowanie w poufności jego danych osobowych, czyli informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość,
• przeprowadzenie postępowania weryfikującego w sposób terminowy, rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu,
• informację o przyjęciu zgłoszenia oraz informację zwrotną o wyniku postępowania weryfikującego.

W celu stworzenia dodatkowej motywacji do dokonywania zgłoszeń w Banku w Procedurze whistleblowingu przewidziano system zachęt dla sygnalistów, oferując im:

• wsparcie psychologiczne w celu poradzenia sobie ze stresem wywołanym złożeniem zgłoszenia;
• czasowe przeniesienie na inne stanowisko pracy;
• możliwość świadczenia pracy zdalnej w pełnym wymiarze przez czas uzgodniony z sygnalistą;
• zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (na czas nie dłuższy niż czas trwania postępowania weryfikacyjnego);
• przeniesienie sygnalisty do innej jednostki organizacyjnej Banku (w przypadku, gdy zgłoszenie okaże się zasadne).

W ramach obowiązującej w naszym Banku Polityki szkoleń prowadzimy szkolenia wstępne i regularne dla pracowników zatrudnionych w Banku w zakresie zgłaszania naruszeń i odbieramy oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Procedury. Oznacza to, że każdy nowy pracownik Banku, w ciągu trzech miesięcy od rozpoczęcia pracy, jest szkolony z Procedury whistleblowingu. Wszyscy pracownicy otrzymują informacje o Procedurze za pośrednictwem komunikacji wewnętrznej (w 2024 roku dwukrotnie). W związku z wejściem znowelizowanej treści Procedury, zleciliśmy firmie zewnętrznej opracowanie nowego formatu szkolenia online, który jest obecnie przygotowywany. Jeśli chodzi o grupę pracowników, którzy maja obsługiwać proces zgłaszania naruszeń – mogą oni korzystać z ogólnodostępnych szkoleń i webinarów;, nie ma dedykowanego wewnętrznego szkolenia dla tej grupy pracowników.

Jeśli chodzi o inne podmioty w Grupie, posiadają one swoje wewnętrzne procedury i regulacje. Natomiast osoby niebędące pracownikami, a należące do grona własnych zasobów pracowniczych są informowani o Procedurze obowiązującej w Banku, która jest dostępna na stronie internetowej wraz z załącznikami: nr. 1 – Zakres danych, jakie powinno zawierać zgłoszenie naruszenia i nr 4 – Informacja o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty”.

Realizacja założeń „Procedury whistleblowingu” nie jest ukierunkowana na realizację rozliczanych, mierzalnych celów w zakresie istotnych kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem wyznaczonych na potrzeby oceny dokonywanych postępów.

Cele regulacji, w tym polityk, które funkcjonują w obszarze ładu korporacyjnego i postępowania w biznesie zostały zdefiniowane przed obowiązkiem sprawozdawczym i nie adresują bezpośrednio wymogów Dyrektywy CSRD. W zakresie minimalnych wymogów raportowania polityk (MDR-P) nie ujawniamy standardów lub inicjatyw stron trzecich, które są realizowane poprzez politykę. Prezentujemy natomiast opis kluczowej treści poszczególnych polityk (procedur, zasad), ich zakres, sposób uwzględnienia interesów kluczowych interesariuszy, których dokumenty dotyczą, i sposób ich udostępniania i jednostki organizacyjne odpowiedzialne za wdrożenie.

W przypadku celów (MDR-T), za rok bazowy przyjmujemy bieżący okres raportowania, którego cel dotyczy i ujawniamy opis zakresu celów; nie posiadamy informacji w odniesieniu do mierzalności, metodyki i dowodów naukowych, w oparciu o których zdefiniowano cele, zaangażowania interesariuszy w ustalanie celów, kamieni milowych czy wszelkich zmian i wyników.