- „Polityka dotycząca wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania ustawowego sprawozdań finansowych Banku Pekao A. oraz zasad współpracy z firmą audytorską, biegłym rewidentem oraz organem nadzoru” (dalej „Polityka wyboru”),
- „Procedura wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania ustawowego sprawozdań finansowych Banku Pekao A.” (dalej „Procedura wyboru”),
- „Polityka świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem” (dalej „Polityka świadczenia usług”).
Komitet ds. Audytu
Komitet ds. Audytu w 2024 roku działał na podstawie Regulaminu Rady Nadzorczej przyjętego uchwałą Rady Nadzorczej Banku nr 116/23 z dnia 18 października 2023 roku oraz Regulaminu Komitetu do spraw Audytu Rady Nadzorczej Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna przyjętego uchwałą Rady Nadzorczej Banku nr 118/23 z dnia 18 października 2023 roku.
Celem Komitetu ds. Audytu jest wspieranie Rady Nadzorczej Banku w wypełnianiu jej obowiązków dotyczących przede wszystkim:
- monitorowania procesu sprawozdawczości finansowej,
- monitorowania skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem oraz audytu wewnętrznego, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej,
- monitorowania wykonywania czynności rewizji finansowej, w szczególności przeprowadzania przez firmę audytorską badania, z uwzględnieniem wniosków i ustaleń Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego wynikających z kontroli przeprowadzonej w firmie audytorskiej,
- kontrolowania i monitorowania niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej, w szczególności w przypadku, gdy dla Banku świadczone są przez firmę audytorską inne usługi niż badanie,
- informowania Rady Nadzorczej Banku o wynikach badania oraz wyjaśniania, w jaki sposób badanie to przyczyniło się do rzetelności sprawozdawczości finansowej, a także jaka była rola Komitetu Audytu w procesie badania,
- dokonywania oceny niezależności biegłego rewidenta oraz wyrażania zgody na świadczenie przez niego dozwolonych usług niebędących badaniem,
- opracowywania polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania,
- opracowywania polityki świadczenia przez firmę audytorską, która przeprowadza badanie, podmioty powiązane z tą firma audytorską oraz członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem sprawozdań finansowych,
- określania procedury wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych,
- przedstawiania Radzie Nadzorczej Banku rekomendacji wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych,
- przedkładania Radzie Nadzorczej Banku zaleceń, które mają na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej,
- opiniowanie planu audytu przedstawionego przez Audyt Wewnętrzny na dany rok finansowy i przedstawianie rekomendacji Radzie Nadzorczej w sprawie jego zatwierdzenia;
- badanie, co najmniej raz do roku, procesu opracowywania rocznych i międzyokresowych sprawozdań finansowych na podstawie raportów przekazywanych przez odpowiednią komórkę organizacyjną centrali Banku;
- ocena istotnych (tzn. mających wpływ na operacje Banku, sprawozdania finansowe Banku, reputację Banku i zgodność z prawem) wniosków wynikających z prac Audytu Wewnętrznego Banku lub z innych kontroli i postępowań prowadzonych przez podmioty zewnętrzne, w szczególności z raportów kontrolnych Komisji Nadzoru Finansowego);
- nadzorowanie działań naprawczych w stosunku do stwierdzonych nieprawidłowości;
- spotykanie się, co najmniej raz w roku, z biegłym rewidentem, w celu przeanalizowania rocznego sprawozdania z badania;
- przedkładanie, co najmniej raz w roku, Radzie Nadzorczej sprawozdań ze swojej działalności oraz co najmniej raz w kwartale roku obrotowego informacji o podejmowanych czynnościach nadzorczych oraz ich wynikach;
- utrzymywanie efektywnych relacji roboczych z Radą Nadzorczą, Zarządem, Audytorami Wewnętrznymi i zewnętrznymi; oraz
- analizowanie i informowanie o transakcjach zawieranych między podmiotami powiązanymi i w sytuacji bezpośredniego lub pośredniego konfliktu interesów.
Komitet ds. Audytu składa się z 3 (trzech) do 5 (pięciu) Członków wybranych spośród Członków Rady Nadzorczej. Przynajmniej jeden Członek Komitetu ds. Audytu posiada wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych.
Większość Członków Komitetu ds. Audytu, w tym jego Przewodniczący, była niezależna od Banku w rozumieniu art. 129 ust. 3 Ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (dalej „Ustawa”).
Członkowie Komitetu ds. Audytu posiadają umiejętności niezbędne do odpowiedniego wykonywania powierzonej funkcji, w tym odpowiednie wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe. Kwalifikacje członków Rady Nadzorczej, w tym wykształcenie oraz doświadczenie członków Komitetu ds. Audytu, wraz ze wskazaniem sposobu ich nabycia, zostały przedstawione na stronie internetowej Banku.
Posiedzenia Komitetu ds. Audytu odbywają się w zależności od potrzeb, ale nie rzadziej niż cztery razy do roku, w terminach zgodnych z kluczowymi datami w kwartalnym cyklu sprawozdawczym Banku i analizą rocznego planu audytu przedkładanego przez Szefa Departamentu Audytu Wewnętrznego.
W 2024 roku Komitet ds. Audytu odbył 12 posiedzeń.
Od dnia 1 stycznia 2024 do 17 kwietnia 2024 roku skład osobowy Komitetu ds. Audytu przedstawiał się następująco:
- Marcin Izdebski – Sekretarz Komitetu,
- Sabina Bigos-Jaworowska – Członek Komitetu (członek niezależny),
- Michał Kaszyński – Członek Komitetu (członek niezależny)
W dniu 17 kwietnia 2024 roku Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Banku uwzględniając ocenę spełnienia wymogów odpowiedniości, powołało członków Rady Nadzorczej na nową wspólną, trwającą trzy lata kadencję, rozpoczynającą się w dniu 18 kwietnia 2024 roku.
W dniu 22 kwietnia 2024 roku Rada Nadzorcza Banku powołała członków Komitetu ds. Audytu Rady Nadzorczej Banku w osobie:
- Pana Jacka Nieściora,
- Pana Roberta Sochackiego,
- Pana Artura Nowaka-Fara,
- Panią Anny Wawrzyńczak-Palynyczak,
- Pana Radosława
W dniu 22 kwietnia 2024 roku Rada Nadzorcza Banku wybrała z uwzględnieniem dokonanej oceny odpowiedniości indywidualnej Pana Jacka Nieściora na Przewodniczącego Komitetu do spraw Audytu Rady Nadzorczej Banku na okres do czasu zakończenia bieżącej kadencji Rady Nadzorczej Banku.
W dniu 8 maja 2024 roku Rada Nadzorcza delegowała Członka Rady Nadzorczej Banku Pana Roberta Sochackiego do wykonywania czynności Wiceprezesa Zarządu Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna kierującego pracami Zarządu Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna oraz Członka Rady Nadzorczej Banku Panią Annę Wawrzyńczak-Palynyczak do wykonywania czynności Wiceprezesa Zarządu Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna.
W związku z powyższym, w okresie raportowania, tj. od dnia 1 lipca 2024 roku skład osobowy Komitetu ds. Audytu przedstawiał się następująco:
- Pan Jacek Nieścior – Przewodniczący Komitetu,
- Pan Radosław Niedzielski – Członek Komitetu,
- Pan Artur Nowak-Far – Członek
W dniu 9 lipca 2024 roku Rada Nadzorcza Banku, w ramach otwartego postępowania kwalifikacyjnego oraz po dokonaniu oceny odpowiedniości, powołała z dniem 10 lipca 2024 roku w skład Zarządu Banku na okres bieżącej wspólnej kadencji Pana Roberta Sochackiego na stanowisko Wiceprezesa Zarządu Banku. W związku z powołaniem w skład Zarządu Banku, Pan Robert Sochacki złożył rezygnację z członkostwa w Radzie Nadzorczej Banku z dniem 9 lipca 2024 roku.
W dniu 6 września 2024 roku, Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Banku, uwzględniając ocenę spełnienia wymogów odpowiedniości, powołało Pana Witolda Walkowiaka do składu Rady Nadzorczej Banku na wspólną, trwającą trzy lata kadencję, która rozpoczęła się w dniu 18 kwietnia 2024 roku.
W dniu 20 września 2024 roku Rada Nadzorcza Banku powołała z uwzględnieniem dokonanej oceny odpowiedniości indywidualnej Pana Krzysztofa Czeszejko-Sochackiego do składu Komitetu do spraw Audytu Rady Nadzorczej Banku.
W dniu 20 września 2024 roku Rada Nadzorcza Banku powołała z uwzględnieniem dokonanej oceny odpowiedniości indywidualnej Pana Witolda Walkowiaka do składu Komitetu do spraw Audytu Rady Nadzorczej Banku.
W dniu 18 grudnia 2024 roku Pani Anna Wawrzyńczak-Palynyczak złożyła rezygnację z członkostwa w Radzie Nadzorczej Banku, ze skutkiem na dzień 18 grudnia 2024 roku.
W związku z powyższym skład osobowy Komitetu ds. Audytu Rady Nadzorczej Banku przedstawiał się następująco:
- Pan Jacek Nieścior – Przewodniczący Komitetu,
- Pan Krzysztof Czeszejko-Sochacki – Członek Komitetu,
- Pan Artur Nowak-Far – Członek Komitetu,
- Pan Radosław Niedzielski – Członek Komitetu,
- Pan Witold Walkowiak – Członek
Pan Jacek Nieścior, Pan Krzysztof Czeszejko-Sochacki, Pan Artur Nowak-Far, Pan Radosław Niedzielski oraz Pan Witold Walkowiak spełniają kryteria niezależności.
- Maksymalny czas nieprzerwanego trwania zleceń badań ustawowych przeprowadzanych przez tę samą firmę audytorską lub firmę audytorską powiązaną z tą firmą audytorską lub jakiegokolwiek członka sieci działającej w państwach Unii Europejskiej, do której należą te firmy audytorskie, nie może przekraczać 10 lat oraz odpowiednio 5 lat w odniesieniu do kluczowego biegłego
- Pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż 2 lata z możliwością przedłużenia na kolejny co najmniej dwuletni
- Po upływie maksymalnych okresów trwania zlecenia, Bank nie może zlecić badania ustawowego firmie audytorskiej ani żadnemu podmiotowi z jej sieci działających w ramach Unii Europejskiej w okresie kolejnych 4 lat, a w przypadku kluczowego biegłego rewidenta po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania ustawowego,
- Kluczowy biegły rewident nie może przeprowadzać badania ustawowego sprawozdań finansowych przez okres dłuższy niż 5 lat.
Zgodnie z Procedurą wyboru, postępowanie zakupowe mające na celu wybór firmy audytorskiej przeprowadza się w formie przetargu. W następstwie zorganizowanej przez Bank procedury wyboru, Komitet ds. Audytu przekazuje Radzie Nadzorczej rekomendację w sprawie wyboru firmy audytorskiej. Rekomendacja ta, o ile nie dotyczy to odnowienia zlecenia badania, zawiera nie mniej niż dwie możliwości wyboru firmy audytorskiej wraz z uzasadnieniem oraz wskazanie uzasadnionej preferencji wobec jednej z nich.
Natomiast w przypadku przedłużenia umowy z firmą audytorską, Komitet ds. Audytu rekomenduje Radzie Nadzorczej dokonanie wyboru dotychczasowej firmy audytorskiej. Rada Nadzorcza, po zapoznaniu się z rekomendacją i (w przypadku nieodnowienia zlecenia) preferencją Komitetu ds. Audytu, dokonuje wyboru firmy audytorskiej, określając lata, za które sprawozdania finansowe Banku i skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej Banku będą podlegały badaniu ustawowemu przez wybraną firmę audytorską.
Przed zmianą Procedury wyboru w 2023 roku, w przypadku przedłużenia umowy z firmą audytorską, Komitet ds. Audytu rekomendował Radzie Nadzorczej przedstawienie Walnemu Zgromadzeniu propozycji wyboru dotychczasowej firmy audytorskiej. Rada Nadzorcza, po zapoznaniu się z rekomendacją i (w przypadku nieodnowienia zlecenia) preferencją Komitetu ds. Audytu, przedstawiała Walnemu Zgromadzeniu propozycję w sprawie powołania firmy audytorskiej. Wyboru firmy audytorskiej dokonywało Walne Zgromadzenie, określając lata, za które sprawozdania finansowe Banku i skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej Banku podlegały badaniu ustawowemu przez wybraną firmę audytorską.
W dniu 7 listopada 2023 roku Rada Nadzorcza Banku podjęła uchwałę w sprawie wyboru PricewaterhouseCoopers Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Audyt Sp.k. jako firmy audytorskiej uprawnionej do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych Banku oraz skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej Banku za okres pięciu lat obrotowych od 2024 do 2028 z opcją przedłużenia umowy na dwa kolejne lata obrotowe 2029 i 2030.
Polityka świadczenia usług określa, że świadczenie usług dozwolonych niebędących badaniem przez firmę audytorską przeprowadzająca badanie, podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz członka sieci firmy audytorskiej na rzecz Banku wymaga wyrażenia zgody przez Komitet ds. Audytu. Ponadto Komitet ds. Audytu wyraża zgodę na świadczenie usług dozwolonych niebędących badaniem na rzecz spółki zależnych Banku na podstawie wniosku spółki. Niezbędnym elementem takiego wniosku jest zgoda komitetu audytu spółki zależnej Banku wnioskującej o wyrażenie zgody. Podmioty należące do Grupy Kapitałowej Banku mają również obowiązek uzyskać zgodę Komitetu ds. Audytu podmiotu dominującego (PZU S.A.) na zakup usługi dozwolonej niebędącej badaniem.
W 2024 roku firma audytorska PricewaterhouseCoopers Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Audyt Sp.k. świadczyła usługi dozwolone niebędące badaniem na rzecz Banku i jego spółek zależnych. Przed zawarciem umowy na świadczenie usług dozwolonych niebędących badaniem, Komitet ds. Audytu, Komitet Audytu spółki zależnej będącej jednostką zainteresowania publicznego oraz Komitet ds. Audytu podmiotu dominującego względem Banku dokonały oceny niezależności firmy audytorskiej oraz wyraziły zgodę na świadczenie tych usług.